（一）会议总体方案制订
会议方案一般由以下内容组成：会议名称、背景（导人）、宗旨（指导思想）、议题（主题与专题）、议程（时间、地点、流程），组织机构（举办单位、大体分工），与会人员（规模、代表构成），经费预算（支出项目、来源）、宣传安排（会前、会中、会后），会场布置、会议成果运用、会务进度安排、其他事项说明（主讲嘉宾简介、特邀领导介绍、会议场地要求等）。
（二）会务机构设置与人员配备
会议一般设会务领导小组，领导小组成员由会议举办单位领导挂名，便于进行动员、组织、协调和监督。下设若干会务工作小组，各工作小组的设置及分工根据会议的规模大小、规格高低、时间长短及内容安排来确定。通常500人以上的会议，可设秘书、联络、宣传、保卫、内务、外勤、后勤服务等工作小组，每小组配备工作人员4～7名（工作人员的总数，一般可比照会议参会代表人数，并兼顾工作效率，按4％～7％的比例配置）；200～500人的会议，可设秘书（材料、宣传），内务（报到、后勤服务），外勤（联络、接待、保卫）等工作小组，每小组配备工作人员3～9名（工作人员可按参会代表总数5％～8％的比例配置，代表人数递增，工作人员的配备比例递减）；50～200人的会议，可设秘书、会务两个工作小组，每小组配备工作人员2～8名（工作人员总数可按参会代表人数6％～9％的比例配置，代表人数递减，工作人员的配备比例递增）。各工作小组的工作量相对饱和，组与组之间分工明晰、权责匹配、信息对称、运转同步、相互补位、无缝衔接。
