会前善于通报筹备工作进展，充分分享信息，这是办好会议的前提。全国性会议一般涉及多方面力量办会，会务人员可能分散在不同地区、不同部门、不同岗位，而且会前一般都不能脱产、专职从事会务工作，所以统筹协调的难度较大。为了推进相关会前工作的开展，及时研究筹备过程中遇到的问题，通常只能召开由各会务小组负责人参加的各种碰头会，但由于参加面较窄，信息难以有效传递，作用常常受限。为解决沟通协调方面的难题，一个简便易行的方法是：不断将碰头会所议事项记录、整理成会议纪要，既抄报相关举办单位，又抄送会务领导小组成员，并发给各个会务小组（各会务小组内的工作人员相互传阅），从而做到既及时向有关领导报告情况，又全面向会务工作人员通报信息，为会务工作实现上下联手、左右“开弓”“里应外合”、八方支援的目标，创造先决条件。
中国××××××2020年年会前期筹备会议纪要（第3期）
会议时间：2020年×月×日（星期三）下午
参加人员：省××办：×××
省××厅：×××
省××××：×××、×××、×××、×××
签发人：× × ×记录整理：×
×月×日下午，中国××××××2020年年会筹备小组成员（吝会务小组组长或副组长）召开第三次筹备工作碰头会，就与上海市有关方面共同承办年会的问题进行了详细的讨论与研究。会议纪要如下：
一、×××同志通报告了上海市政府推进筹备工作的进展情况，传达了×××副厅长（筹备组负责人）的新要求：
1．上海市政府指定市政府接待处作为具体承办单位。
2．会议地点为上海市南海区××××酒店。
3．会议地点的变更需向东莞市政府要做好解释工作。
二、对有关事项议定如下：
1．关于会议日程。因中国××××××的会议通知已经发出，请×××同志知会佛山方面，原定的会议议程不变。
2．关于分工调整。下周直接与上海市政府接待处进一步商榷。具体会商内容由秘书组×××同志提前准备。
3．关于细化预算。要把预算内“参观考察”“宾馆食宿安排”及“代表纪念品”项目的细项尽量列清楚，再交给佛山方面。
4．关于收费方式。由于中国××××××年会以往都收取代表的资料费和住宿费，所以本次会议依然不能破例。经征求中国××××意见，这次会议只象征性收取：会务资料费××元／人，住宿费100元／人。会务资料费及住宿费由会议酒店直接收取（一并开具发票），用于补贴会议除“食宿安排”“参观考察”及“与会代表纪念品（酌情）”以外的其他项目的支出。收费原因须向上海市有关方面说明，以取得理解。
报：中国××××××，省发展改革委，省××厅，省××办，省××××××，上海市政府。
送：组委会广州成员×××、×××、×××、×××、×××等。
发：筹备组成员，秘书与宣传小组、内务小组、外勤与保卫小组。
2．会中敢于给“自家”领导“派活”，调动承办单位领导的积极性，这是办好会议的保证。会议期间，迎来送往、宴请、接待、陪同考察等，都需要承办单位领导出面以尽地主之谊。全国性会议尤其如此，否则会议效果可能大打折扣，甚至得不偿失。而要紧紧依靠自家领导，让领导闲不下来，就得见缝插针，为其全程安排好“差事”，并提醒其把握好时间，使其根据安排很快进入“角色”，忙在其中，乐在其中。
