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境外嘉宾接待工作怎么做?

“中国(上海)政府管理创新国际研讨会”境外嘉宾接待工作补充细则
一、具体任务
点对点、人跟人,提供“一对一”全程陪同与翻译服务。
1.接机前,向会务小组提前领取外宾的房卡、会议材料、礼品及餐券,并将前3项放于其房间。同时,一并领取本人房卡和餐券。
2.提前熟悉外宾所住房间并检查房内吝项生活用品是否齐全。提前熟悉酒店、会场情况(包括各种娱乐设施、酒店上网、通信、会议地点等情况)。外宾一抵达酒店直接引领入住房间,无须报到。
3.协助会务小组按时接机、送机,主动与其沟通衔接,做好迎来送往的其他准备工作。接、送机是提前2个小时出发。
4.会议期间,陪同或引领外宾用餐(正式宴会除外)。
5.外宾抵达房间后,随即收集其机票发票或相关有效凭证,第一时间交会务小组财务人员以作报销之用(××××除外)。离会前,协助财务人员将机票款退外宾。
6.集体合影、会场和正式宴会上,根据预定座位(次)安排,引导外宾对号(名牌)入座。
7.提前告诉外宾,大会会场准备了投影仪和电脑等设备,如果需要,可同会场工作人员联系并提前把文件存入大会工作用手提电脑。
8.会议期间,协助会务小组向吝自所接待的外宾分发同声传译的耳机设备,并及时清点、收回,确保耳机设备不遗失、不损坏。
9.在大会场、分会场,协助传译人员做好组织、管理工作,做到及时到位和说明解释。
10.参观、考察期间,协助工作人员做好引导及解说工作。
二、具体要求
境外嘉宾接待工作怎么做?
1.严守外事纪律,维护国际形象,保持高度的政治敏感性和政治辨别力。
2.顾大局,识大体,团结协作,互相补位,增强组织纪律观念和工作责任感。
3.充分了解大会议程,熟悉各自接待对象的日程、接待流程及工作安排,及时提醒,严格落实,切实履行好翻译员、服务员、联络员的职责。
4.及时将外宾对会议的建议和意见向会务负责同志及相关部门反馈。
5.遇事多和有关负责人沟通、报告,不自作主张,不敷衍塞责。
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